Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO
zwischen
dem Auftraggeber (nachfolgend „Verantwortlicher“)
[Name und Anschrift des Kunden – wird bei Vertragsabschluss ergänzt]
und
Elektro Jüdith GmbH
Hauptstr. 47, 58300 Wetter (Ruhr)
Vertreten durch: Jan Jüdith
E-Mail: info@pruefdoku.de
(nachfolgend „Auftragsverarbeiter“)
§ 1 Gegenstand und Dauer der Verarbeitung
(1) Der Auftragsverarbeiter verarbeitet personenbezogene Daten im Auftrag des Verantwortlichen im Rahmen der Bereitstellung der Cloud-Software „PrüfDoku“.
(2) Die Verarbeitung beginnt mit der Freischaltung des Kundenkontos und endet mit der Löschung aller Daten nach Vertragsende (spätestens 30 Tage nach Kündigung).
§ 2 Art und Zweck der Verarbeitung
Die Verarbeitung umfasst:
- Speicherung und Verwaltung von Prüfprotokollen (DGUV V3, DIN VDE)
- Speicherung von Gerätedaten, Messwerten und Prüfergebnissen
- Speicherung von Kundendaten (Firmennamen, Adressen, Ansprechpartner)
- Generierung von PDF-Protokollen und QR-Codes
- Versand von E-Mail-Benachrichtigungen (Prüffristen, Systembenachrichtigungen)
§ 3 Art der personenbezogenen Daten
- Firmennamen, Adressen, Telefonnummern, E-Mail-Adressen
- Namen von Ansprechpartnern und Prüfern
- Benutzernamen und verschlüsselte Passwörter
- Prüfprotokolle mit Geräte- und Messdaten
- Fotos von Geräten und Mängeln
§ 4 Kreis der betroffenen Personen
- Mitarbeiter und Benutzer des Verantwortlichen
- Kunden und Ansprechpartner des Verantwortlichen
- Prüfer und Sachverständige
§ 5 Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM)
Der Auftragsverarbeiter gewährleistet folgende Maßnahmen:
- Vertraulichkeit: Zugang nur über verschlüsselte Verbindungen (TLS 1.3). Passwörter werden ausschließlich als bcrypt-Hash gespeichert.
- Mandantentrennung: Jeder Kunde erhält eine eigene, physisch getrennte Datenbank (SQLite). Kein Zugriff auf Daten anderer Kunden möglich.
- Hosting: Ausschließlich auf Servern in Deutschland (Deutsches Rechenzentrum). Kein Transfer in Drittländer.
- Datensicherung: Tägliche automatische Backups. Verschlüsselte Speicherung der Sicherungskopien.
- Zugriffskontrolle: Mehrstufiges Berechtigungssystem. Optionale Zwei-Faktor-Authentifizierung (TOTP).
- Verfügbarkeit: Automatischer Neustart bei Systemausfällen. Monitoring mit Alarmierung.
- Löschung: Sofortige Datenlöschung per Selbstbedienung. Daten werden technisch überschrieben (nicht nur gelöscht), sodass keine Wiederherstellung aus Backups möglich ist. Automatische Backup-Rotation nach 30 Tagen.
§ 6 Pflichten des Auftragsverarbeiters
(1) Der Auftragsverarbeiter verarbeitet die Daten nur auf dokumentierte Weisung des Verantwortlichen.
(2) Der Auftragsverarbeiter stellt sicher, dass sich die zur Verarbeitung befugten Personen zur Vertraulichkeit verpflichtet haben.
(3) Der Auftragsverarbeiter unterstützt den Verantwortlichen bei der Erfüllung von Betroffenenanfragen (Art. 15-22 DSGVO).
(4) Der Auftragsverarbeiter meldet Datenschutzverletzungen unverzüglich, spätestens innerhalb von 24 Stunden.
§ 7 Unterauftragsverarbeiter
| Dienstleister | Zweck | Standort |
|---|---|---|
| Hetzner Online GmbH | Server-Hosting | Nürnberg, Deutschland |
Weitere Unterauftragsverarbeiter werden nur mit vorheriger Zustimmung des Verantwortlichen eingesetzt.
§ 8 Kontrollrechte
Der Verantwortliche hat das Recht, die Einhaltung dieses Vertrages zu überprüfen – auch durch Vor-Ort-Inspektionen nach Voranmeldung.
§ 9 Laufzeit und Kündigung
Dieser Vertrag gilt für die Dauer der Nutzung von PrüfDoku. Bei Beendigung werden alle personenbezogenen Daten innerhalb von 30 Tagen gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
Ort, Datum: ___________________________
Verantwortlicher: ___________________________
Auftragsverarbeiter (Elektro Jüdith GmbH): ___________________________
Diesen Vertrag erhalten Sie als PDF auf Anfrage an info@pruefdoku.de. Er wird Ihnen vorab ausgefüllt mit Ihren Firmendaten zugesendet.